Предпринимателям на упрощенной системе налогообложения (УСН) вести учет проще, чем на общей системе. Но им нужно заполнять отчетность для налоговой и других ведомств:
Рассказываем, как должны отчитываться предприниматели на УСН.
Как зарабатывать на своем деле
Лучшие материалы о бизнесе в вашей почте каждую неделю. Бесплатно
- Отчетность ИП с наемными работниками
- Штрафы за нарушения при сдаче отчетности по УСН
- Сроки сдачи отчетности
- Отчетность ИП с работниками на упрощенной системе налогообложения
- Отчетность ИП на упрощенной системе налогообложения в отдельных случаях
- Дополнительная отчетность ИП на УСН
- Обязательные отчеты ИП на УСН
- Нулевая отчетность ИП на УСН
Отчетность ИП с наемными работниками
После заключения трудового договора или договора ГПХ с первым наемным работником становится работодателем и должен сдавать отчеты за работников. Регистрироваться в СФР не нужно, для действующих работодателей это происходит автоматически. В качестве регистрационного номера для сдачи отчетов в СФР пока используется номер регистрации в бывшем пенсионном фонде. Его вы найдете в выписке из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей — ЕГРИП.
Кроме этого, придется сдать еще несколько отчетов.
6-НДФЛ. Внутри года подается в налоговую ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а за год — до 25 февраля следующего года. Это обобщенный расчет по всем сотрудникам.
Начиная с отчета за первый квартал 2023 года действует обновленная форма В ней указывают доходы и суммы налога по всем ставкам: прогрессивной 13 или 15%, фиксированной 9, 13, 15, 30 и 35%, — начисленные и удержанные по всем сотрудникам, нарастающим итогом с начала года.
Еще в 6-НДФЛ указывают удержанные суммы по трем срокам уплаты налога. НДФЛ за 1 квартал указывают по срокам:
Во втором и третьем квартале тоже будет по три суммы, а в четвертом — четыре. Четвертым сроком будет период с 23 по 31 декабря.
Приложения к годовому отчету — справки о доходах и суммах налога каждого работника.
Если человек получил от вас доход, но возможности удержать налог не было, его доход тоже включается в и на него составляется справка о доходах. Например, если ИП вручил покупателю неденежный приз за выигрыш в рекламной лотерее. Сумма неудержанного налога отражается в отдельной строке.
Расчет по страховым взносам (РСВ). Подается в налоговую каждый квартал — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В нем показывают, сколько выплат начислил сотрудникам и какова сумма страховых взносов с них. Потом налоговая распределит их на обязательное пенсионное страхование (ОПС), медицинское (ОМС), страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ). В РСВ указывают среднесписочную численность работников. В нее включают сотрудников, оформленных по трудовому договору или по договору ГПХ. ИП или самозанятых исполнителей по договорам ГПХ не включают.
Чтобы рассчитать среднесписочную численность, складывают число работников за каждый месяц и делят сумму на 12. Результат округляют до целого. В расчете много нюансов, поэтому, если работников много, лучше привлекать бухгалтера.
Уведомление о списании с ЕНС страховых взносов и НДФЛ. С выплат работникам ежемесячно перечисляет страховые взносы и НДФЛ. С 2023 года НДФЛ и взносы, кроме взносов на травматизм, входят в единый налоговый платеж, который перечисляют одной суммой на единый налоговый счет. Поэтому в тех месяцах, в которых не сдают расчет по страховым взносам, налоговую уведомляют о распределении суммы с ЕНС на страховые взносы. Так делают в феврале, марте, мае, июне, августе, сентябре, ноябре и декабре. В апреле, июле, октябре и январе подавать уведомления не нужно, потому что взносы распределят по данным РСВ.
НДФЛ в 2023 году платят ежемесячно: до 28 числа за период с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца, а также за Налог за уплачивают до 31 декабря. Cроки сдачи не совпадают со сроками уплаты. Поэтому по НДФЛ подают уведомление по каждому сроку уплаты: по одному с января по ноябрь и два уведомления в декабре.
Уведомление о распределении с единого налогового счета страховых взносов, НДФЛ и авансов по УСН можно подавать одним документом. Главное — уложиться в сроки по каждому налогу и взносу.
В 2023 году вместо уведомлений можете платить НДФЛ и взносы платежками с указанием КБК и ОКТМО, но вы лишаетесь этого права, если подадите одно уведомление. С 2024 года все сдают только уведомления.
Персонифицированные сведения по физлицам (ПСФ). Подаются в налоговую каждый месяц — до 25 числа следующего месяца. В ПСФ указывают суммы, начисленные каждому работнику. Первый раз ПСФ сдают за январь 2023.
В отчет включают всех работников, которые оформлены:
Если предприниматель заказал дизайнеру сайт и заключил с ним договор об оказании услуг, дизайнера тоже нужно включить в ПСФ, если он не самозанятый или ИП.
Единая социальная форма (ЕФС-1). Подают в СФР с 2023 года. Эта форма заменила отчеты СЗВ‑ТД, 4‑ФСС, ДСВ и СЗВ‑СТАЖ.
ЕФС-1 сдают в трех случаях:
Если ИП принял или уволил работника, приостановил или возобновил трудовой договор, заключил или расторг договор ГПХ на оказание услуг, он должен сдать и заполнить в ней только титульный лист, и «Сведения о трудовой (иной) деятельности».
Каждый квартал ИП-работодатель должен сдавать по взносам на травматизм. Срок сдачи: 25 апреля, 25 июля и 25 октября за истекший квартал, 25 января — за истекший год. В этом случае заполняют титульный лист и «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ».
Ежегодно, начиная с отчета за 2023 год, ИП‑работодатель должен сдавать ЕФС‑1 со сведениями о стаже работников — и «Сведения о страховом стаже». Срок — 25 января года, следующего за отчетным. Еще ЕФС‑1 сдают, если работник выходит на пенсию.
Сведения о застрахованном лице — это форма, которую сдают в СФР. В ней указывают сведения о том, как работник хочет получать больничные и другие пособия из СФР: почтовым переводом или на банковский счет. Если работник выбрал банковский счет, указываются реквизиты этого счета, если почтовый перевод — указывается адрес.
Такие сведения подают на каждого нового работника, а также в случае, если сведения изменились. ИП сдает сведения в течение 3 дней с момента трудоустройства нового работника или получения новых сведений от действующего работника.
Сдать сведения о застрахованных лицах можно только электронно.
Если работников больше 10, то формы РСВ, 6‑НДФЛ, ПСФ, ЕФС‑1 можно сдавать только в электронном виде. За подачу на бумаге оштрафуют.
Штрафы за нарушения при сдаче отчетности по УСН
Если не сдавать отчетность вовремя или заполнять с грубыми ошибками, намеренно искажать данные — можно получить штраф. Собрали их все в таблицу.
5% суммы неуплаченного в срок налога или взноса за каждый полный либо неполный месяц просрочки, но не менее 1000 и не более от указанной суммы
5% от суммы взносов, исчисленной к уплате за отчетный квартал за каждый полный либо неполный месяц просрочки, но не менее 1000 и не более от указанной суммы
1000 за каждый полный либо неполный месяц просрочки
500 за каждый расчет
Непредставление ЕФС с и (бывшая ) или представление с ошибками
500 за каждого человека, которого следовало указать в форме или данные о котором неверны
Для неверного расчета по страховым взносам есть послабление. Если предприниматель подал этот отчет вовремя, штрафа за неточные данные можно избежать. Налоговая отправит уведомление об ошибках — и с этого момента у предпринимателя будет 5 дней на исправление документа, если он подавал отчет в электронном виде, и 10 дней — если на бумаге.
Если у предпринимателя много сотрудников или нужно отчитываться по НДС, в документах легко ошибиться. Законы меняются, статьи устаревают — этого потом могут быть проблемы с налоговой. Мы рекомендуем не решать сложные вопросы по статьям из интернета и обратиться к опытному бухгалтеру.
Сроки сдачи отчетности
Куда и как часто сдавать
В налоговую, 1 раз в год
До 25 апреля следующего года
В налоговую, 1 раз в квартал
До 25 апреля — за 1 квартал
До 25 июля — за полугодие
До 25 октября — за 9 месяцев
Отчетность ИП с работниками на упрощенной системе налогообложения
До 25 апреля — за 1 квартал
До 25 июля — за полугодие
До 25 октября — за 9 месяцев
До 25 февраля — за предыдущий год
В годовой отчет входят справки о доходах и суммах налога физических лиц за год — бывшая форма
До 25 апреля — за 1 квартал
До 25 июля — за полугодие
До 25 октября — за 9 месяцев
До 25 января — за предыдущий год
Уведомление о списании с ЕНС страховых взносов, кроме взносов на травматизм, и НДФЛ
До 25 числа месяца, в котором платите налог или взнос. По страховым взносам уведомление не сдают в месяцах представления РСВ, то есть в апреле, июле, октябре и январе
В СФР, в последний раз, за 2022 год
До 20 января 2023 года на бумаге или до 25 января 2023 года в электронном виде
Единая социальная форма: ЕФС‑1, и подраздел 1.1 — сведения о кадровых событиях
В СФР, после каждого из событий:
— прием на работу или увольнение работника;
— заключение или расторжение договора ГПХ;
— приостановка или возобновление трудового договора;
— постоянный перевод работника или присвоение ему новой квалификации;
— подача работником заявления об отказе от бумажной трудовой книжки
При приеме или увольнении работника, заключении или расторжении договора ГПХ, приостановлении и возобновлении трудового договора — не позднее следующего рабочего дня.
При постоянном переводе работника, присвоении ему новой квалификации с записью в трудовую, а также при подаче им заявления об отказе от бумажной трудовой книжки — до 25 числа следующего месяца
До 25 марта года, следующего за отчетным
До 25 апреля — за 1 квартал
До 25 июля — за полугодие
До 25 октября — за 9 месяцев
До 25 января — за предыдущий год
Единая социальная форма: ЕФС‑1, раздел 3 — отчет по дополнительным взносам на пенсионное страхование
В СФР, по мере необходимости
Отчетность ИП на упрощенной системе налогообложения в отдельных случаях
Статистическое наблюдение бывает сплошное и выборочное — по отдельным видам деятельности или другим критериям, которые определяет Росстат.
Если ИП попал в выборку, то при проверке по ИНН или коду ОКПО на сайте Росстата появятся формы и сроки представления запрашиваемых отчетов. ИП обязаны сами проверять, попали они в выборку или нет. Если да — надо сдавать отчет. Срок сдачи определяется в приказе Росстата, которым утверждена статистическая форма.
Раз в 5 лет проводятся сплошные статистические наблюдения за деятельностью субъектов малого и среднего предпринимательства. В предыдущий раз оно было за 2020 год, в следующий раз будет за 2025.
Декларация по косвенным налогам
В налоговую, при ввозе товаров из стран ЕАЭС: Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии
До 20 числа месяца, следующего за месяцем принятия товаров к учету
До 25 апреля — за 1 квартал
До 25 июля — за 2 квартал
До 25 октября — за 3 квартал
До 25 января следующего года — за 4 квартал
Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости
В налоговую, ежеквартально, если были операции с товарами, подлежащими прослеживаемости
Если крайний срок сдачи выпадает на выходной, он переносится на первый рабочий день.
Дополнительная отчетность ИП на УСН
В некоторых случаях предприниматели на упрощенной системе налогообложения должны подавать дополнительные отчеты.
Статистика. Если предприниматель попал в выборку Росстата, он должен сдать отчетность по форме или (торговля). Чтобы проверить, зайдите на сайт Росстата и введите свои данные.
Декларация по косвенным налогам. Ее сдают предприниматели, которые ввозят в Россию товары из ЕАЭС: Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии. Отчитываться в налоговую нужно каждый месяц, до 20 числа, следующего за месяцем, когда импортные товары приняли к учету.
Декларация по НДС. Эту декларацию нужно подавать, если на УСН по ошибке или сознательно выставил с выделенной суммой НДС или выступил в роли налогового агента по НДС. Последнее бывает, если предприниматель покупает металлолом или макулатуру у продавца — плательщика НДС. Или если покупает или арендует землю, недвижимость напрямую у государства, региона или муниципалитета.
В этих случаях нужно отчитаться до 25 числа месяца, следующего за кварталом выставления счета-фактуры либо квартала совершения операции, по которой ИП стал налоговым агентом по НДС.
Декларацию по НДС, даже нулевую, сдают только электронно, на бумаге — нельзя.
Декларация по водному налогу. Ее подают, если есть основания для начисления, например при использовании воды из реки для полива полей. Декларацию сдают раз в квартал, до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Отчет об операциях с товарами подлежащими прослеживаемости. Прослеживаемости подлежат товары из перечня, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110. Туда входят мониторы, проекторы, детские коляски и автокресла, холодильники, автопогрузчики импортного производства. Прослеживание началось 8 июля 2021 года, поэтому отчитываться надо только по товарам, которые были ввезены на территорию после этой даты.
Отчитываться нужно обо всех действиях с товарами: приобретение, получение в дар, продажа, передача в дар, утилизация, недостача или излишек, обнаруженные в результате инвентаризации. Отчет сдают в налоговую инспекцию.
ИП на упрощенке сдают отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, за кварталы, в которых были такие операции, до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Если операций не было, отчет сдавать не надо. Сдать отчет можно только в электронном виде.
Обязательные отчеты ИП на УСН
Декларация по налогу на УСН. Подается раз в год до 25 апреля года, следующего за отчетным.
Декларацию можно сдать в бумажном или электронном виде. В бумажном — привезти в налоговую лично или отправить по почте, в электронном — через сайт налоговой службы или с помощью сервисов бухгалтерии.
Книга учета доходов и расходов (КУДиР). Она нужна, чтобы рассчитать налоговую базу по «упрощенному» налогу. КУДиР не нужно никуда сдавать — заполняйте ее и предъявите, если налоговая попросит при проверке.
Предприниматели на УСН «Доходы минус расходы» учитывают в книге все доходы и расходы. Расходы нужно подтвердить товарными накладными, актами выполненных работ, актами приема-передачи, чеками, квитанциями. ИП на упрощенке «Доходы» записывают в КУДиР доходы.
Книгу можно распечатать и заполнять вручную. Или вести в электронном виде, а в конце года распечатать уже готовую. Если вы начали вести книгу на бумаге, а потом решили перенести данные в компьютер, так и сделайте: это не запрещено.
По итогам календарного года нужно прошить КУДиР и пронумеровать листы. На последней странице указать, сколько всего листов в книге, подписать и заверить печатью, если она есть.
Уведомление о списании с ЕНС единого налога появилось с 2023 года. Налоги и взносы, которые платит на упрощенке, кроме взносов на травматизм, теперь обязательно идут на один счет — ЕНС. Предприниматель вносит туда деньги посредством ЕНП — единого налогового платежа. При этом не указывает, что и в каком размере он хотел заплатить. Если срок сдачи декларации по налогу не наступил, ИФНС не знает, какую сумму списать в счет уплаты этого налога. Получится, что не заплатил аванс по УСН вовремя, и налоговая начислит пени.
Когда подходит срок уплаты аванса по налогу по упрощенной системе, ИП должен сообщить налоговой, какую сумму списать с ЕНС в счет уплаты этого налога. Для этого и подают уведомление. В 2023 году еще доступен прежний вариант: уплатить по платежке на аванс, где, в частности, указать КБК и ОКТМО.
Если подать хоть одно уведомление, право уведомлять о налогах платежными поручениями теряется. С 2024 года все должны перейти на уведомления.
Уведомление — многострочная форма, оно позволяет одновременно сообщить о налоге по УСН, страховых взносах и НДФЛ с выплат работникам. По каждому платежу надо заполнить пять реквизитов: КПП, КБК, ОКТМО, отчетный период и сумма.
Нулевая отчетность ИП на УСН
Бывает, что ИП зарегистрировался, но предприниматель деятельность не ведет и доходы не получает. В таком случае он все равно сдает налоговую декларацию, ее называют нулевой.
УСН «Доходы». Предприниматели не заносят в нулевую декларацию уплаченные суммы страховых взносов и торгового сбора. Эти платежи уменьшают налог на упрощенке. При нулевых оборотах налога нет, поэтому уменьшать нечего.
УСН «Доходы минус расходы». ИП заносят в декларацию уплаченные страховые взносы и торговый сбор. При нулевых доходах эти расходы формируют убыток предпринимателя. Его можно учесть в расходах в будущем, за счет чего снизить налог на упрощенке.
Например, предприниматель в 2022 году не работал, заплатил обязательные взносы на пенсионное и медицинское страхование — 43 211 . Доходов не было, поэтому год закончен с убытком 43 211 .
В 2023 году ИП возобновил работу. Его доходы — 800 000 , расходы — 500 000 . При расчете налога за 2023 год можно дополнительно учесть убыток 2022 года — 43 211 .
Получаем налог УСН: 15% × (800 000 − 500 000 − 43 211) = 38 518 .
Этот убыток необязательно учитывать в следующем году: это можно сделать в течение 10 лет. Потом неиспользованный убыток сгорает.
Даже если у предпринимателя с нулевыми оборотами числятся только работники в отпуске за свой счет и он не начисляет им зарплату, отчетность все равно придется сдавать:
А вот форму сдавать не нужно — ведь с персоналом ничего не происходит.
Форму 6-НДФЛ при нулевой зарплате сдавать не надо — ее сдают, когда начисляет доход в пользу физического лица. Иначе он не налоговый агент, а следовательно, не обязан представлять «нулевую» форму .
Если предприниматель не вел деятельность, но забыл отправить работников в отпуск, по закону нужно начислять зарплату, платить с нее взносы и отчитываться по всем формам.
Если ИП всех уволил, сдавать отчеты не надо.
